Ako správne vystaviť faktúru: povinné náležitosti

Faktúru vystavujete po dodaní tovaru alebo služby, prípadne ako zálohovú faktúru pred dodaním. Pre odberateľa je podkladom na úhradu a zaúčtovanie, pre vás dokladom o príjme. Pravidlá pre jej obsah vychádzajú najmä zo zákona o DPH a z obchodného práva.

Údaje, ktoré patria na každú faktúru

Bez ohľadu na to, či ste platiteľ DPH, na faktúre by mali byť tieto údaje:

• vaše meno a priezvisko alebo obchodné meno a adresa miesta podnikania,
• vaše IČO a DIČ,
• údaj o zápise v živnostenskom registri, teda okresný úrad a číslo živnostenského registra,
• meno alebo názov a adresa odberateľa, pri firme aj jeho IČO,
• poradové číslo faktúry,
• dátum vyhotovenia a dátum dodania,
• popis a množstvo dodaného tovaru alebo rozsah a druh služby,
• cena a celková suma na úhradu,
• dátum splatnosti a platobné údaje, najmä číslo účtu v tvare IBAN a variabilný symbol.

Ak nie ste platiteľ DPH, je praktické uviesť na faktúre poznámku, že nie ste platiteľom DPH. Odberateľ tak hneď vie, že suma neobsahuje daň.

Čo pridáva platiteľ DPH

Platiteľ DPH musí na faktúre uviesť ďalšie náležitosti podľa zákona o DPH. Patrí medzi ne IČ DPH dodávateľa a pri tuzemskom obchode aj IČ DPH odberateľa, ak mu bolo pridelené. Ďalej základ dane, jednotková cena bez dane, zľavy, ak nie sú zahrnuté v cene, uplatnená sadzba dane a výška dane v eurách. Základná sadzba DPH je 23 %, pri niektorých tovaroch a službách platia znížené sadzby.

Platiteľ vyhotovuje faktúru spravidla do 15 dní od dodania alebo od prijatia platby. Pri osobitných situáciách, napríklad pri prenesení daňovej povinnosti alebo oslobodených plneniach, sa na faktúru uvádzajú aj predpísané poznámky.

Postup vystavenia faktúry

1. Overte si údaje odberateľa v obchodnom alebo živnostenskom registri, najmä presný názov a IČO.
2. Pridajte faktúre ďalšie poradové číslo vo vašom číselnom rade.
3. Vyplňte svoje identifikačné údaje a údaj o zápise v registri.
4. Uveďte dátum vyhotovenia, dátum dodania a dátum splatnosti.
5. Popíšte tovar alebo službu tak, aby bolo jasné, čo ste dodali. Vyhnite sa neurčitým popisom.
6. Doplňte množstvo, jednotkovú cenu a celkovú sumu. Ak ste platiteľ DPH, rozpíšte základ, sadzbu a daň.
7. Uveďte IBAN a variabilný symbol, najčastejšie číslo faktúry.
8. Faktúru skontrolujte, odošlite a uložte kópiu do evidencie.
9. Sledujte splatnosť a pri omeškaní pošlite pripomienku.

Číslovanie a opravy

Faktúry číslujte vzostupne a bez vynechaných čísel. Bežný je rad, ktorý začína rokom, napríklad 2026001, 2026002 a ďalej. Vystavenú faktúru nemažte ani neprepisujte. Ak nájdete chybu, vystavte opravnú faktúru alebo dobropis, ktorý odkazuje na pôvodný doklad.

Faktúry musíte uchovávať po dobu, ktorú určujú daňové a účtovné predpisy. Uložte si ich prehľadne a so zálohou, aby ste ich vedeli predložiť pri kontrole.

Elektronická fakturácia od roku 2027

Podľa Finančnej správy platí od 1. januára 2027 povinná elektronická fakturácia. Platitelia DPH budú pri tuzemských dodaniach medzi podnikateľmi a voči verejnej správe vystavovať štruktúrované elektronické faktúry. Rok 2026 je prechodný a systém sa dá používať dobrovoľne. Povinnosť vystavovať e-faktúry sa na neplatiteľov DPH nevzťahuje, ale pripravení na ich prijímanie by mali byť aj oni. Podrobnosti priebežne zverejňuje Finančná správa v často kladených otázkach.

Obyčajné PDF poslané e-mailom nie je štruktúrovaná e-faktúra. Ak ste platiteľ DPH, zistite už teraz, či váš fakturačný nástroj novú povinnosť podporuje.

Splatnosť a upomienky

Dátum splatnosti si dohodnite so zákazníkom vopred a uveďte ho v zmluve aj na faktúre. Pri nových klientoch zvážte kratšiu splatnosť alebo zálohovú faktúru. Zálohová faktúra slúži ako výzva na platbu pred dodaním. Po prijatí platby a dodaní vystavíte podľa svojej situácie doklad o prijatí platby a vyúčtovaciu faktúru.

Po uplynutí splatnosti pošlite zdvorilú pripomienku. Ak klient ani potom nezaplatí, pošlite písomnú upomienku s novým termínom. Obchodné právo umožňuje pri omeškaní požadovať úroky z omeškania. Podrobnosti si overte v predpisoch alebo s právnikom.

Vedenie prehľadu vystavených a zaplatených faktúr vám pomôže aj pri daniach. Hneď vidíte pohľadávky, ktoré ešte neprišli, a viete, s akými príjmami môžete počítať.

Zhrnutie

Správna faktúra obsahuje identifikáciu oboch strán, poradové číslo, dátumy, popis plnenia, sumu a platobné údaje. Platiteľ DPH navyše uvádza IČ DPH, základ dane, sadzbu a výšku dane. Pripravte si vzor faktúry so všetkými údajmi, číslujte priebežne a chyby opravujte opravným dokladom.